What is the role of groupware these days after the advent of web 2.0? After all, groupware is the ancestor of all social software. I see groupware as looking quite dusted lately.
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Groupware und Web 2.0
Was spielt Groupware für eine Rolle zu Zeiten des Web 2.0? Immerhin kann man in Groupware den Ursprung der sozialen Software sehen. Meiner Meinung nach macht Groupware heutzutage einen extrem angestaubten Eindruck.
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Most groupware-tools nowadays are almost completely identical, differing only in pricing but not in features. There are open-source solutions like PHPgroupware, medium-priced commercial services like Weboffice or highpricy stuff like Joyent. Oh, and Microsoft wants to be on the gravy train with Ofice Live--free of charge with advertisements.
Processes, not individuals
Groupware is centered around processes, not individuals. Its philosophy can be described as "top-down", whereas the concept of web 2.0 is bottom-up. This normally means more workload for all teammembers: instead of gaining a higher productivity by hooking into already existing processes, groupware introduces its own ones, effectively doubling efforts. Plus additional learning-curves (most groupware-tools seem to grew up without ever meeting a specialist in usability or interface-design). As a result, groupware is being rejected, stays unused and is eventually packed away in the end.
To me there is an interesting connection between old-scholl groupware and newer collaborative social sites: many aspects of groupware can be found in web 2.0-webapplications. But there is a lot of stuff going on in web 2.0, that could be implemented in groupware: real-time collaboration on documents, tagging, or just simplicity.
One big difference: folksonomies thrive on being public places, growing with their collective intelligence, and thus being more effective to each individual. Groupware seems to work the other way around--being more effective for smaller groups, and being in need of more privacy.
Groups stay groups
Stowe Boyd envisions the individual as being the centre of the new groupware. Every teammember should just their own tools, with groupfunctions being around in the background-flow. As compelling as I find this idea, I think the hurdles are too high here:
Security and maintenance. Every employee running their own application-park? Every administrator's nightmare, and possibly an economic nonsense. Also for companies who would need to programm such underlying flow of information (but hey, most web 2.0-companies don't seem to have proper business-models on their mind, huh?)
Technological tolitarism: "technology-dummies" will ultimately fall behind, if every teammember is forced to acquire their own set of tools. The would eventually be left behind, if they can't keep up with the technological pace.
A lot of sociometrics about groupdynamics were going on since the 1930s. Even if you want to see the individual as the new group, you can't change the fact that groups define our togetherness. This has to have some kind of counterpart in social software.
Big players will cling to their one-size-fits-all solutions like Macromedia Breeze and the like, I guess. Maybe smaller team are more on the technological fringe to mash-up new exciting applications for themselves. I'm very curious how this field is going to evolve.
Suggested links
Wikipedia on social software
Heise on social software
Groupware bad
Comprehensive listing of groupware-tools
Die meisten Groupware-Lösungen sind heutzutage beinahe komplett identisch in ihren Leistungen, höchstens der Preis differiert. Da gibt es Open-Source-Lösungen wie PHP-Groupware, mittelpreisige kommerzielle Services wie Weboffice, oder hochpreisige Lösungen wie Joyent. Ach ja, und Microsoft will mit Office Live auch auf diesen Zug aufspringen -- kostenlos, da durch Werbebanner finanziert.
Prozesse statt Individuen
Groupware ist ausgerichtet auf Prozesse, denen man sich unterordnen muss. Sie folgen einem Top-Down-Prinzip, während das Konzept des Web 2.0 eher Bottom-Up ist. Das beudetet mehr Aufwand für die Beteiligten: statt die Produktivität zu steigern, indem sich ein Groupware-Tool in bereits bestehende Prozesse einhakt, kommt es zu doppelten Prozessen und zusätzlichen Einarbeitungsphasen (die meisten Groupware-Benutzeroberflächen scheinen noch nie durch die Hände von Usability-Experten und Interactive Designern gegangen zu sein). Die häufige Folge: die Groupware wird abgelehnt, bleibt ungenutzt und wird irgendwann wieder abgeschaltet.
Ich sehe einen Zusammenhang zwischen den Funktionen althergebrachter Groupware und neuen kollaborativen, sozialen Websites: Viele Funktionen der Groupware finden sich durch das gemeinsame Arbeiten hier wieder. Andererseits gibt es mittlerweile viele herausragende Web 2.0-Sites, von denen Groupware-Tools sich eine Scheibe abschneiden könnten: kollaboratives Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit, oder Tagging, oder auch einfach nur die Bedienbarkeit.
Es gibt jedoch einen gravierenden Unterschied: moderne, folksonomische Websites leben von Öffentlichkeit und wachsen dadurch in ihrer Nützlichkeit für jeden Einzelnen. Groupware scheint eher umgekehrt zu funktionieren -- je kleiner die Gruppe, desto effektiver die Groupware. Wichtig ist für Groupware zudem Sicherheit und Abgeschirmtheit.
Gruppen bleiben Gruppen
Stowe Boyd macht den Vorschlag, das Individuum in den Mittelpunkt der Groupware zu rücken. Jeder solle seine eigenen Tools benutzen, die Gruppenfunktionen sollen nur latent im Hintergrund vorhanden sein. So reizvoll ich diese Idee finde, sehe ich einige Hürden für dieses Konzept:
Sicherheit und Wartung. Jeder Angestellte eines großen Unternehmens benutzt seinen eigenen Applikationspark? Der Alptraum jedes Systemadministrators und wirtschaftlich unsinnig -- auch für Unternehmen, die ein solches unterliegendes Gruppendaten-Austausch-System entwickeln müssten (aber hey, die meisten neuen Web 2.0-Services haben keine vernünftigen Geschäftsmodelle).
Technologie-Totalitarismus: wenn jeder Teilnehmer einer Gruppe sich seine eigenen Lösungen zusammenstellen muss, werden die weniger technisch versierten auf der Strecke bleiben. Sie werden möglicherweise aus Gruppenprozessen ausgeschlossen, weil sie technologisch nicht Schritthalten können.
Die soziometrische Forschung hat seit den 30er Jahren die Dynamik von Subgruppen in unserem Leben erforscht. Man mag das Individuum in den Mittelpunkt rücken, das ändert aber nichts daran, daß sich das soziale Zusammen durch Gruppen definiert, die in sozialer Software abgebildet sein wollen.
Große Unternehmen werden sicherlich bei one-size-fits-all Lösungen wie Macromedia Breeze u.Ä. bleiben. Kleinere Teams hingegen sind vermutlich eher an der technologischen Front angesiedelt und können sich Mixturen aus neuen Services zusammenstellen. Ich bin sehr gespannt wie sich speziell dieser Bereich in der nächsten Zeit weiterentwickeln wird.
Wikipedia über soziale Software
Heise über soziale Software
Groupware Bad
Liste von Groupware-Lösungen
:) <- Lutz
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