Groupware: less is less

37Signals were blogging matters on their groupware Basecamp lately, and we were discussing this at the office in the last days. Reportedly, a lot of customers are requesting more and more powerful features to be integrated into Basecamp to accomodate their projects.
To me, 37Signals' response was not quite the proper answer.
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Groupware: weniger ist weniger
In ihrem Blog haben 37Signals kürzlich über ihre Groupware Basecamp geschrieben, und wir haben über das Thema vor einigen Tagen bei uns im Büro diskutiert. Offensichtlich gibt es eine Menge Basecamp-Kunden, die sich mehr und mächtigere Features in Basecamp wünschen, um ihre Projekte besser abbilden und handeln zu können.
Für mich sind 37Signals mit ihrer Antwort zu kurz gesprungen.
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Jason Fried wrote: "We’re saying no. And here’s why: We’d rather our customers grow out of our products eventually than never be able to grow into them in the first place...
...It’s ok for software to be “temporary.” Everything else is temporary, why not software? You probably don’t use the same computer you did 5 years ago. You probably don’t live in the same apartment or have the same car either."

It's 37Signals' wellknown philosphy to create simple products (which became a real manifesto with their book "Get Real"), so their attitude on this matter is no surprise. While I fully agree that the majority of users really need SIMPLE solutions, I still don't quite agree on this matter. From my chinese friends I Iearned that turning down customers is something to be avoided, even if they are difficult and unnerving.

There are examples, where those Basecamp-customers are thinking up the most weird and elaborate hacks to bend Basecamp to their growing needs. Is "we can't be everything to everyone" the right answer to this situation? Are 37Signals clever or just stiff-necked? At least Basecamp's ROI would be lowered if 37Signals would have to recode the whole thing.

To me, a proper solution would be to make Basecamp more modular and flexible. In its core it could be as simple as it is, thus being a true 37Singals-application. But there could be plugins and addons which customers could use to personalize the software to their needs, following their own decisions.

By the way, Techcrunch reported on wizkid Ilija Studen lately, who conjured up a Basecamp-Clone on his own, making it open-source. Some opinion turned up in the comments-section that ActiveCollab will put 37Signals out of business. Far from true to me, running such things on your own server is too much hazzle for most people and no real threat to webbased groupware. Still, Jason Fried sounded a bit unnerved about this whole affair.

Jason Frieds Antwort: "We’re saying no. And here’s why: We’d rather our customers grow out of our products eventually than never be able to grow into them in the first place...
...It’s ok for software to be “temporary.” Everything else is temporary, why not software? You probably don’t use the same computer you did 5 years ago. You probably don’t live in the same apartment or have the same car either."

Keine Überraschung, schließlich ist es 37Signals Philisophie, einfache Weblösungen zu bauen (was mit ihrem Buch "Get Real" beinahe zu einem Manifest wurde). Ich finde diese Idee sehr richtig, da die Mehrzahl aller User wirklich EINFACHE Werkzeuge braucht. Allerdings geht für mich hier die Philisophie mit 37Signals durch. Von meinen chinesischen Freunden habe ich gelernt, daß man Kunden nicht abweisen sollte, auch wenn sie schwer zu ertragen sind.

Ich habe einige Beispiele von Basecamp-Kunden gelesen, die die Anwendung ausgeklügelt gehackt haben, um sie ihren wachsenden Anforderungen entsprechend zu verbiegen. Die Aussage Frieds "wir können es nicht jedem recht machen" kommt mir da deplaziert vor. Ist es clever von 37Signals an ihrer Strategie festzuhalten oder ist das auch ein bischen Halsstarrigkeit? 37Signals ROI aus Basecamp würde wohl durch eine aufwendige Umprogrammierung sinken.

Für mich wäre eine ausgewogene Lösung, wenn Basecamp modularer und flexibler würde. Die Kernanwendung könnte nach wie vor möglichst einfach und damit 37Signals Prinzipien treu bleiben. Hinzukommen könnten allerdings ein paar Plugins, mit denen Kunden die Funktionalität auf eigenen Wunsch stärker personalisieren könnten.

Übrigens hat Techcrunch neulich über den Wunderjunden Ilija Studen geschrieben, der einen Basecamp-Klon programmiert hat und als Open-Source-Lösung anbietet. Einige Kommentatoren vetreten die Meinung, daß ActiveCollab 37Signals gefährlich werden könnte. Die Gefahr besteht allerdings kaum, wenn die Mehrzahl der Kunden eine einfache "Out-of-the-box"-Lösung wollen, statt sich mit der umständlichen Installation auf dem eigenen Server herumzuärgern. Trotzdem hörte sich Jason Frieds Antwort zwischen den Zeilen ein wenig angenervt an.

:) <- Lutz

Business Networks vs. Groupware

These two topics appeared on my radar over the past days. Amy and Edwyn, two of my contacts, posted on LinkedIn and We@link. Plus the new networking-site Collaborative X went public lately.
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Business Netzwerke kontra Groupware
Diese beiden Themen waren in den letzten Tagen auf meinem Radar. Meine Bekannten Amy und Edwyn haben anlässlich LinkedIn und We@link gepostet, und die Netzwerkseite Collaborative X ist live gegangen.
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Edwyn Chan pointed me to Umair Haque's post on LinkedIn. Umair's issue: LinkedIn sucks, cause it narrows interaction to the lowest possible denominator. Edwyn's criticism: you need to add new values to such network too aften to keep people coming back.
Now, I wouldn't fully agree on that one--to me, really solving a problem for the individual will definitely make them come back in the first place. Later on the community will eventually be the biggest drive to come back. This is the reason why I fully agree with Umair: you need to really get members in touch with each other, instead of getting in the way of communication. You need to let people create something together.
This is an issue I ever discussed with Amy Gu in Hong Kong: blogging seems to be a better tool to gather new contacts, as it lets you follow the ideas of an individual and discuss about them freely. Amy wrote about this lately when one of her friends started We@link (to me quite a chinese LinkedIn-clone).

Then Collaborative X went public last week. After a lot of anticipation over the past months, a lot of bloggers came to believe that this would be something like LinkedIn, but with some more powerful collaborative tools. Maybe this is the reason why people like Michael Arrington commented that Collaborative X is like LinkedIn should have been in the first place. Actually, I wouldn't compare Collaborative X so much to LinkedIn--I'd rather see this as a competitor to services like Basecamp or Weboffice. Read more about Collaborative X at Techcrunch and /Message.


Edwyn verlinkte auf ein Posting von Umair Haque, in dem Umair seine Kritik über LinkedIn äußert: LinkedIn ist seiner Meinung nach Mist, weil dort Interaktion auf ein zu geringes Maß heruntergeschraubt wird. Edwyns Kritik: solche Services müssen zu häufig neue Features hinzufügen, damit Nutzer regelmäßig "dabeibleiben".
Ich stimme dem nicht so ganz zu: ein Service, der wirklich ein Problem löst, wird von Nutzern anfänglich auch regelmäßig benutzt werden. Später wird dann die dortige Community der wichtigste Faktor sein, zurückzukommen. Deshalb stimme ich Umair zu: eine Netzwerk-Site muss dabei helfen, die Mitglieder miteinander zu vernetzen, statt Kommunikation zu blocken. Mitglieder müssen etwas gemeinsam kreieren können.
Dieses Thema haben Amy Gu und ich in Hong Kong diskutiert: Blogging scheint ein sehr viel nützlicheres Netzwerk-Tool zu sein, da man hier den Gedanken eines Kontaktes folgen und frei über Ideen diskutieren kann. Amy schrieb etwas zum Thema anlässlich dem Start von We@link (eine Netzwerk-Seite eines ihrer Kontakte, für mich allerdings offensichtlich ein ziemlicher LinkedIn-Klon).

Und Collaborative X ging letzte Woche live. Eine Menge Mutmaßungen im Vorfeld gingen dahin, daß Collaborative X eine Art LinkedIn mit verbesserten kollaborativen Werkzeugen ist. Vielleicht ist das ja auch der Grund, warum Michael Arrington neulich kommentierte, daß LinkedIn von vornherein hätte wie Collaborative X sein sollen. Für mich ist Collaborative X aber eher eine neue Konkurrenz für Basecamp oder Weboffice. Mehr zu Collaborative X bei Techcrunch und /Message.

:) <- Lutz

Groupware and the web 2.0

What is the role of groupware these days after the advent of web 2.0? After all, groupware is the ancestor of all social software. I see groupware as looking quite dusted lately.
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Groupware und Web 2.0
Was spielt Groupware für eine Rolle zu Zeiten des Web 2.0? Immerhin kann man in Groupware den Ursprung der sozialen Software sehen. Meiner Meinung nach macht Groupware heutzutage einen extrem angestaubten Eindruck.
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Most groupware-tools nowadays are almost completely identical, differing only in pricing but not in features. There are open-source solutions like PHPgroupware, medium-priced commercial services like Weboffice or highpricy stuff like Joyent. Oh, and Microsoft wants to be on the gravy train with Ofice Live--free of charge with advertisements.

Processes, not individuals
Groupware is centered around processes, not individuals. Its philosophy can be described as "top-down", whereas the concept of web 2.0 is bottom-up. This normally means more workload for all teammembers: instead of gaining a higher productivity by hooking into already existing processes, groupware introduces its own ones, effectively doubling efforts. Plus additional learning-curves (most groupware-tools seem to grew up without ever meeting a specialist in usability or interface-design). As a result, groupware is being rejected, stays unused and is eventually packed away in the end.

To me there is an interesting connection between old-scholl groupware and newer collaborative social sites: many aspects of groupware can be found in web 2.0-webapplications. But there is a lot of stuff going on in web 2.0, that could be implemented in groupware: real-time collaboration on documents, tagging, or just simplicity.
One big difference: folksonomies thrive on being public places, growing with their collective intelligence, and thus being more effective to each individual. Groupware seems to work the other way around--being more effective for smaller groups, and being in need of more privacy.

Groups stay groups
Stowe Boyd envisions the individual as being the centre of the new groupware. Every teammember should just their own tools, with groupfunctions being around in the background-flow. As compelling as I find this idea, I think the hurdles are too high here:

Security and maintenance. Every employee running their own application-park? Every administrator's nightmare, and possibly an economic nonsense. Also for companies who would need to programm such underlying flow of information (but hey, most web 2.0-companies don't seem to have proper business-models on their mind, huh?)

Technological tolitarism: "technology-dummies" will ultimately fall behind, if every teammember is forced to acquire their own set of tools. The would eventually be left behind, if they can't keep up with the technological pace.

A lot of sociometrics about groupdynamics were going on since the 1930s. Even if you want to see the individual as the new group, you can't change the fact that groups define our togetherness. This has to have some kind of counterpart in social software.

Big players will cling to their one-size-fits-all solutions like Macromedia Breeze and the like, I guess. Maybe smaller team are more on the technological fringe to mash-up new exciting applications for themselves. I'm very curious how this field is going to evolve.

Suggested links
Wikipedia on social software
Heise on social software
Groupware bad
Comprehensive listing of groupware-tools



Die meisten Groupware-Lösungen sind heutzutage beinahe komplett identisch in ihren Leistungen, höchstens der Preis differiert. Da gibt es Open-Source-Lösungen wie PHP-Groupware, mittelpreisige kommerzielle Services wie Weboffice, oder hochpreisige Lösungen wie Joyent. Ach ja, und Microsoft will mit Office Live auch auf diesen Zug aufspringen -- kostenlos, da durch Werbebanner finanziert.

Prozesse statt Individuen
Groupware ist ausgerichtet auf Prozesse, denen man sich unterordnen muss. Sie folgen einem Top-Down-Prinzip, während das Konzept des Web 2.0 eher Bottom-Up ist. Das beudetet mehr Aufwand für die Beteiligten: statt die Produktivität zu steigern, indem sich ein Groupware-Tool in bereits bestehende Prozesse einhakt, kommt es zu doppelten Prozessen und zusätzlichen Einarbeitungsphasen (die meisten Groupware-Benutzeroberflächen scheinen noch nie durch die Hände von Usability-Experten und Interactive Designern gegangen zu sein). Die häufige Folge: die Groupware wird abgelehnt, bleibt ungenutzt und wird irgendwann wieder abgeschaltet.

Ich sehe einen Zusammenhang zwischen den Funktionen althergebrachter Groupware und neuen kollaborativen, sozialen Websites: Viele Funktionen der Groupware finden sich durch das gemeinsame Arbeiten hier wieder. Andererseits gibt es mittlerweile viele herausragende Web 2.0-Sites, von denen Groupware-Tools sich eine Scheibe abschneiden könnten: kollaboratives Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit, oder Tagging, oder auch einfach nur die Bedienbarkeit.
Es gibt jedoch einen gravierenden Unterschied: moderne, folksonomische Websites leben von Öffentlichkeit und wachsen dadurch in ihrer Nützlichkeit für jeden Einzelnen. Groupware scheint eher umgekehrt zu funktionieren -- je kleiner die Gruppe, desto effektiver die Groupware. Wichtig ist für Groupware zudem Sicherheit und Abgeschirmtheit.

Gruppen bleiben Gruppen
Stowe Boyd macht den Vorschlag, das Individuum in den Mittelpunkt der Groupware zu rücken. Jeder solle seine eigenen Tools benutzen, die Gruppenfunktionen sollen nur latent im Hintergrund vorhanden sein. So reizvoll ich diese Idee finde, sehe ich einige Hürden für dieses Konzept:

Sicherheit und Wartung. Jeder Angestellte eines großen Unternehmens benutzt seinen eigenen Applikationspark? Der Alptraum jedes Systemadministrators und wirtschaftlich unsinnig -- auch für Unternehmen, die ein solches unterliegendes Gruppendaten-Austausch-System entwickeln müssten (aber hey, die meisten neuen Web 2.0-Services haben keine vernünftigen Geschäftsmodelle).

Technologie-Totalitarismus: wenn jeder Teilnehmer einer Gruppe sich seine eigenen Lösungen zusammenstellen muss, werden die weniger technisch versierten auf der Strecke bleiben. Sie werden möglicherweise aus Gruppenprozessen ausgeschlossen, weil sie technologisch nicht Schritthalten können.

Die soziometrische Forschung hat seit den 30er Jahren die Dynamik von Subgruppen in unserem Leben erforscht. Man mag das Individuum in den Mittelpunkt rücken, das ändert aber nichts daran, daß sich das soziale Zusammen durch Gruppen definiert, die in sozialer Software abgebildet sein wollen.

Große Unternehmen werden sicherlich bei one-size-fits-all Lösungen wie Macromedia Breeze u.Ä. bleiben. Kleinere Teams hingegen sind vermutlich eher an der technologischen Front angesiedelt und können sich Mixturen aus neuen Services zusammenstellen. Ich bin sehr gespannt wie sich speziell dieser Bereich in der nächsten Zeit weiterentwickeln wird.

Mehr zum Thema
Wikipedia über soziale Software
Heise über soziale Software
Groupware Bad
Liste von Groupware-Lösungen

:) <- Lutz

Groupware is oldschool

Did you work with groupware in the recent years? How did you feel about it? I always had flawed experiences with groupware (like PHPgroupware, PHProject and so on). The advent of web 2.0 turns groupware-solutions even more into something very oldschool. To me, groupware fails because up until now it was often based on a "walled garden approach". Teammembers often have duplicate efforts, cause it does not hook into our already existing personal processes. Groupware-solutions are too often overcomplicated in usage and maintenance--with easy out-of-the-box solutions like Joyent being exceedingly expensive for freelancers and SMEs.

I found some interesting thoughts concening this over at Stowe Boid's Get Real. Unfortunately, Mr. Boid chose to delete my comment on the topic -- thx, Stowe, I took some time to write that stuff and I didn't made a backup--and I didn't intended to spam you or anybody else indeed. People nowadays seem to be quite concerned about blog-spamming and pageranking-freeriding via commenting on their l33t-ranking blogs. Anyway, I think I want to write a recap on groupware and start a new discussion over here. How about it? Do you have any comments on the matter? Promised, they won't be removed, LOL...

Groupware war gestern
Habt ihr in den letzten Jahren mit Groupware-Lösungen gearbeitet? Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht? Für mich war der Einsatz von Groupware oft ein Fehlschlag (PHPgroupware, PHProjekt u.ä.) -- und das Aufkommen des Web 2.0 lässt Groupware für mich noch deutlicher alt aussehen. Die "zugemauerte Philosophie" von Groupware-Lösungen ist meiner Meinung nach der Haken; für Teilnehmer verdoppelt sich dadurch häufig der Arbeitsaufwand, da sich Groupware nicht sinnvoll in bereits bestehende persönliche Prozesse einklinkt. Sie ist überkompliziert sowohl in der Wartung, als auch im Einsatz -- und einfache "out-of-the-box"-Lösungen wie Joyent sind für Kleinunternehmer und Freiberufler unerschwinglich.

Ich fand einige interessante Gedanken bei Stowe Boids Blog Get Real. Leider hat sich Mr. Boid dafür entschieden, meinen Kommentar zum Thema zu löschen -- danke, Stowe, Ich habe mir einige Zeit genommen die Sachen zu schreiben, ohne den Hintergedanken, jemanden zu spammen. Heutzutage sind viele Betreiber von l33t-gerankten Blogs offensichtlich sehr beschäftigt mit Blog-Spamming und Pageranking-Trittbrettfahrern. Schön, ich denke, ich werde nochmal einen Nachschlag zum Thema Groupware schreiben. Wer möchte, kann mit mir hier drüber diskutieren. Habt ihr eine Meinung zum Thema? Nur her damit, ich werde sie garantiert nicht löschen, LOL...

:) <- Lutz